Reforma Tributária: prazo final para adequações da NF-e e NFC-e

A reforma tributária atingiu o ponto decisivo: o prazo para adequar NF-e e NFC-e aos novos impostos IBS, CBS e IS está se esgotando. A partir de 3 de novembro de 2025, empresas de médio porte não poderão mais emitir NFC-e para destinatários com CNPJ, sob risco de penalidades e interrupções nas operações.

Ignorar essa mudança pode resultar em multas pesadas e atraso no fluxo de vendas. Acompanhe nosso guia completo sobre os ajustes necessários, cronograma de implantação e orientações práticas para manter sua empresa em dia com as novas exigências fiscais.

Prazo final à vista: evite sanções e multas

O término iminente do prazo para adaptar NF-e e NFC-e aos novos campos de IBS, CBS e IS exige atenção máxima das empresas. A inobservância dessa data pode resultar em autuações fiscais com multas que variam de 0,2% a 20% do valor da operação, além de possíveis notificações por descumprimento de obrigações acessórias.

Além das penalidades financeiras, a falta de conformidade pode levar à suspensão temporária da emissão de notas fiscais, comprometendo o fluxo de caixa e a relação com fornecedores e clientes. Sem a atualização adequada dos sistemas, sua empresa corre o risco de travamentos nos caixas eletrônicos, atrasos na conciliação e retrabalho operacional, gerando custos extras e desgaste na imagem corporativa.

Principais mudanças: IBS, CBS e IS nas notas fiscais eletrônicas

Com a reforma tributária, as notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFC-e) passam a exigir a identificação de três novos tributos:

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): unifica ICMS, IPI, PIS e Cofins, requerendo campo específico para alíquota e base de cálculo;
• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): substitui PIS e Cofins na apuração da contribuição, com registro de valores incidentes em cada operação;
• IS (Imposto Seletivo): aplicado a produtos como bebidas alcoólicas e cigarros, com código e alíquota próprias.

Na NF-e, esses tributos devem ser informados em campos dedicados, garantindo a correta apuração e distribuição de receitas entre os entes federados. Já na NFC-e, a partir de 3 de novembro de 2025, será permitido apenas o uso da NF-e para vendas a CNPJ, intensificando a necessidade de sistemas atualizados e integrados.

O que traz a Nota Técnica 2025.002

A Nota Técnica 2025.002 detalha as mudanças no layout das NF-e e NFC-e para contemplar os novos tributos IBS, CBS e IS, incluindo especificações de campo, atributos e regras de preenchimento. São definidos:

• Identificação de cada tributo em campos dedicados, com códigos padronizados e casas decimais fixas;
• Novos grupos de informações para alíquotas e bases de cálculo, garantindo clareza na apuração;
• Atributos de regime tributário e modalidade de apuração vinculados ao IBS e CBS;
• Tag especial para o Imposto Seletivo (IS), com referência ao tipo de produto, como bebidas e fumos.

Além de apresentar o layout atualizado, a Nota Técnica impõe a validação obrigatória desses campos a partir de janeiro de 2026, sob pena de rejeição automática da nota fiscal. A partir de julho de 2025, já é possível emitir notas com esses dados de forma voluntária, o que permite testes antecipados e ajustes nos sistemas antes do início da obrigatoriedade.

Cronograma de implantação e datas-chave

Para ajudar na adaptação das suas rotinas fiscais, acompanhe o cronograma completo de implantação das novas exigências das NF-e e NFC-e:

• Julho de 2025 – Início da emissão voluntária com os campos de IBS, CBS e IS. Este período permite realizar testes, ajustar sistemas ERP e capacitar equipes antes da obrigatoriedade.
• 3 de novembro de 2025 – Último dia para emissão de NFC-e destinada a empresas com CNPJ. A partir desta data, só será possível usar o modelo NF-e em vendas para pessoas jurídicas.
• Janeiro de 2026 – Validação obrigatória dos campos referentes a IBS, CBS e IS. Notas fiscais sem as novas informações serão rejeitadas automaticamente pelos sistemas da Receita.

Antecipe a integração dos layouts atualizados e aproveite o período voluntário para garantir que seu processo de emissão esteja 100% alinhado às novas regras antes das datas-chave.

Como se preparar para as mudanças nas NF-e e NFC-e

Para garantir uma transição tranquila, inicie revisando o status atual dos seus sistemas fiscais e ERPs. Identifique módulos que precisam receber atualizações de layout e valide se estão em conformidade com a Nota Técnica 2025.002.

Em seguida, promova o alinhamento entre as áreas de TI, contabilidade e operações. Um plano de ação bem-definido diminui retrabalho e evita surpresas no momento da emissão das notas.

• Realize testes de emissão voluntária: use o período a partir de julho de 2025 para simular cenários reais e ajustar parâmetros de IBS, CBS e IS.
• Capacite a equipe: ofereça treinamentos práticos sobre o novo layout e critérios de validação impostos pela Receita.
• Monitore rejeições: acompanhe retornos de testes, registre códigos de erro e implemente correções rápidas.
• Estabeleça cronograma interno: defina datas e responsáveis para cada etapa, garantindo entrega antes de 3 de novembro de 2025.

Por fim, mantenha-se atualizado sobre eventuais comunicados da Receita e estar em contato direto com fornecedores de software. Assim, você assegura que sua empresa esteja pronta para emitir notas sem interrupções ou falhas a partir da data de obrigatoriedade.

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Manter-se em dia com as obrigações fiscais diante de tantas mudanças exige conhecimento técnico e agilidade na implementação. É nesse cenário que a MaxBPO se destaca como parceira estratégica das médias empresas.

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• BPO Financeiro: acompanhamento das operações e conciliação de dados, assegurando que informações de IBS, CBS e IS sejam registradas corretamente.
• Planejamento Tributário: identificação de oportunidades de economia fiscal dentro dos novos parâmetros, sem comprometer a conformidade legal.

Com processos estruturados e equipe especializada em São José do Rio Preto, a MaxBPO combina visão prática e expertise técnica para que sua empresa faça a transição com segurança e aproveite ao máximo o período de emissão voluntária.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site IOB Notícias. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: reta final do prazo de adaptações da NF-e e da NFC-e