Comissão aprova facilitação da certificação digital para empresas e órgãos públicos

Em decisão recente, a Comissão de Ciência, Tecnologia e Inovação da Câmara aprovou o PL 3983/19, que simplifica a certificação digital para empresas, órgãos públicos e pessoas incapazes. Com a mudança, elimina-se a necessidade de documentos em papel para comprovar poderes de representação, trazendo mais agilidade aos processos de assinatura eletrônica e às obrigações fiscais.

Na prática, as indústrias poderão aproveitar:

• Maior rapidez na emissão de certificados;
• Redução de burocracia;
• Segurança reforçada nos processos eletrônicos.

Ganhos imediatos: agilidade e segurança com certificação digital simplificada

Com a aprovação do PL 3983/19, as indústrias ganham uma série de vantagens práticas para suas operações eletrônicas:

• Agilidade na emissão: ao eliminar a checagem manual de documentos em papel, o tempo para obtenção de certificados digitais cai significativamente, permitindo respostas mais rápidas a demandas internas e a prazos fiscais.
• Redução de burocracia: a vinculação direta de representantes e representados dentro do próprio certificado simplifica a rotina, dispensando protocolos de conferência externa e diminuindo gargalos administrativos.
• Maior segurança jurídica: a referência expressa a poderes de representação no certificado fortalece a validade legal dos atos eletrônicos, reduzindo riscos de fraudes e questionamentos sobre assinaturas.

Como resultado, as indústrias podem otimizar processos de compra e venda, acelerar liberações de notas fiscais e registrar contratos e autorizações com confiança, mantendo o compliance fiscal em dia e elevando a eficiência operacional.

O que o PL 3983/19 altera na certificação digital

O PL 3983/19 introduz duas mudanças centrais na certificação digital usadas por empresas, órgãos públicos e pessoas incapazes. Primeiramente, torna obrigatória a inclusão dos dados de quem representa e de quem é representado diretamente no certificado. Em segundo lugar, dispensa a apresentação de documentos em papel para comprovação de poderes de assinatura.

• Vinculação direta: os certificados passam a conter campos específicos com nome, CPF/CNPJ e grau de representação;
• Prova eletrônica: elimina a necessidade de protocolos impressos, permitindo que toda a validação ocorra no meio digital;
• Segurança reforçada: o registro no certificado reduz riscos de fraudes, pois atesta formalmente quem age em nome da empresa ou órgão.

Com essas alterações, o processo de emissão se torna mais ágil e confiável, alinhando a certificação digital à transformação digital das indústrias e simplificando auditorias e fiscalizações.

Representantes e representados: registro direto no certificado

Ao incluir no próprio certificado digital os dados de representação — nome, CPF/CNPJ e cargo do representante — desaparece a necessidade de apresentar procurações e autorizações em papel. Com isso, órgãos certificadores e destinatários não precisam mais verificar manualmente documentos em papel, eliminando etapas de conferência e reduzindo o tempo gasto em protocolos de validação externa.

Na prática, a comprovação de poderes de assinatura passa a ocorrer em segundos: basta consultar os metadados do certificado para confirmar quem assinou e em nome de quem. Esse fluxo padronizado agiliza a emissão de documentos eletrônicos, minimiza riscos de erros humanos e fortalece a segurança jurídica dos atos assinados digitalmente.

Impacto na eficiência dos processos eletrônicos

Com a certificação digital contendo a indicação direta de representantes e representados, várias etapas da rotina financeira e fiscal das indústrias ganham velocidade e confiabilidade:

• Emissão de NF-e em tempo real: ao dispensar a conferência manual de procurações, o sistema gera e transmite notas fiscais eletrônicas em segundos, reduzindo prazos de liberação de produtos e serviços.
• Aprovação de pagamentos e autorizações: fluxos internos de contas a pagar e receber passam a ser validados automaticamente pelo ERP, eliminando pendências de documentos impressos e acelerando o ciclo de caixa.
• Envio de obrigações acessórias: integrações diretas com o SPED e outros sistemas fiscais permitem enviar declarações sem revisões manuais, minimizando erros e retrabalhos.
• Conciliação e auditoria ágil: dados de representação no próprio certificado tornam mais simples a rastreabilidade de assinaturas, agilizando auditorias internas e garantindo compliance.

Essas melhorias resultam em redução de prazos, diminuição de riscos operacionais e maior foco em atividades estratégicas, consolidando processos eletrônicos mais eficientes e seguros.

Desafios e responsabilidades para desenvolvedores de sistemas

Com a entrada em vigor do PL 3983/19, desenvolvedores e fornecedores de software passam a ter responsabilidade direta pela captura e gestão dos dados de representação inseridos nos certificados digitais. É fundamental que os sistemas contemplem o registro preciso de quem assina em nome de uma pessoa jurídica ou órgão.

• Atualização de bancos de dados: inclusão de campos específicos para nome, CPF/CNPJ e cargo do representante.
• Validações automáticas: conferência em tempo real da consistência dos dados de representação, evitando inconsistências e recusas de emissão.
• Interface de usuário aprimorada: formulários claros que orientem o preenchimento completo dos dados exigidos pela ICP-Brasil.
• Registro de auditoria: geração de logs imutáveis que evidenciem quem praticou cada ato e em nome de quem, essencial para auditorias e fiscalizações.
• Compatibilidade com certificados legados: mecanismos de migração que preservem histórico de representações anteriores.

Para garantir conformidade legal e técnica, as equipes de desenvolvimento devem revisar processos de QA, manter documentação atualizada e acompanhar de perto as normas da ICP-Brasil e orientações da FENACON.

Como a MaxBPO pode ajudar sua indústria na adoção da certificação digital

Para integrar a certificação digital às operações industriais, a MaxBPO combina expertise em finanças e contabilidade com serviços ajustados às novas exigências legais:

• BPO Financeiro: gerencia contas a pagar e a receber incorporando processos eletrônicos com assinatura digital, assegurando precisão nas conferências de certificados e prazos fiscais.
• Contabilidade Consultiva: orienta sobre a aplicação do PL 3983/19 aos registros contábeis, ajudando a mapear fluxos de dados e a validar digitalmente documentos fiscais e balanços.
• Consultoria Empresarial: revisa e otimiza procedimentos internos, promovendo a integração de ERPs e sistemas de gestão com recursos de certificação digital para maior segurança e rastreabilidade.
• Planejamento Tributário: analisa cenários fiscais para maximizar benefícios da automação digital, reduzindo riscos de autuações e identificando oportunidades de economia dentro da legislação.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Fenacon. Para ter acesso à matéria original, acesse Comissão aprova alteração que facilita certificação digital para empresas, órgãos públicos e incapazes